Vorsteuerabzug: bdp aktuell 51 | April 2009

Falsche Rechnung

Wer seinen Vorsteuerabzug nicht gefährden will, muss auf korrekte Rechnungen bestehen. Wir erläutern, auf was Sie achten sollten

MwSt-Taste

Beim Vorsteuerabzug können Sie bekanntermaßen die von anderen Firmen berechnete Umsatzsteuer mit der selbst erhobenen Umsatzsteuer verrechnen. Der Fiskus hat aber in letzter Zeit verstärkt formale Fehler beim Vorsteuerabzug als sprudelnde Einnahmequelle entdeckt. Deshalb müssen wir leider feststellen, dass viele Umsatzsteuersonderprüfungen hohe Vorsteuer-Rückforderungen zur Folge haben. Wer das vermeiden will, muss auf ordnungsgemäß ausgestellte Rechnungen achten.

Doreen Schmidt

Doreen Schmidt
ist Bilanzbuchhalterin und leitet die Abteilung Client's Services bei bdp Berlin.

Generell gilt: Da Ihre Lieferanten nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) verpflichtet sind, ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen, sollten Sie fehlerhafte Rechnungen nicht bezahlen und den Aussteller auffordern, den Fehler zu beheben. Wenn Sie sich an die folgenden Regeln halten, dann haben Sie das Risiko von Rückforderungen schon erheblich reduziert:

Prüfen Sie, ob eine Rechnung sämtliche Angaben enthält, die durch § 14 UStG vorgeschrieben sind!

Eine Rechnung muss nach § 14 UStG folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers,
  • Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden,
  • Ausstellungsdatum,
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren oder Leistung,
  • Zeitpunkt der Lieferung (vgl. Termingerecht. Auf Rechnungen ist das Lieferdatum Pflicht),
  • das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt für die Leistungen,
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den Steuerbetrag oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Achten Sie bei geringen Rechnungsbeträgen darauf, dass die Grenze für Kleinbetragsrechnungen nicht überschritten wird.

Sicherlich wissen Sie, dass Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von maximal 150 Euro als Kleinbetragsrechnungen weniger strengen Anforderungen unterliegen. Leider gerät diese Grenze in der Praxis oft aus dem Blick, sodass beim Überschreiten verpasst wird, auf den strengen Vorschriften des UStG zu bestehen. Überschritten wird die Kleinbetragsgrenze nicht selten bei Barumsätzen, insbesondere im Handel mit Lebensmitteln, Papierwaren, Zeitungen, Zeitschriften etc. Achten Sie auch auf bar bezahlte Benzinrechnungen. Verlangen Sie bei mehr als 150 Euro eine korrekte Rechnung.

Prüfen Sie bei Rechnungen von Subunternehmern und freien Mitarbeitern, ob diese überhaupt die Umsatzsteuer gesondert ausweisen dürfen und nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

Wenn Sie oft auf Subunternehmer bzw. nicht angestellte Personen zurückgreifen, sollten Sie deren Status sehr genau prüfen. Darunter gibt es nämlich viele, die als Kleinunternehmer gar keine Umsatzsteuer berechnen dürfen. Da das Finanzamt heutzutage durch Kontrollmitteilungen sehr viel bessere Informationen über die beteiligten Unternehmer besitzt, ist hier das Risiko besonders groß, dass Ihnen der Vorsteuerabzug nachträglich versagt wird. Achtung: Selbst wenn Ihr Lieferant Ihnen schriftlich versichert hat, dass er zur Berechnung der Umsatzsteuer berechtigt ist, schützt Sie dies nicht. In seinem Urteil v. 18.10.2005 (II 364/2004, DStRE 2006 S. 682) hat das FG Nürnberg nochmals ausdrücklich bestätigt, dass die in Rechnungen eines Kleinunternehmers gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden kann.

Achten Sie bei Online-Rechnungen darauf, dass diese eine elektronische Signatur enthalten und speichern Sie das Original!

§ 14 Abs. 3 UStG schreibt vor, dass Rechnungen, die elektronisch übermittelt werden, eine elektronische Signatur enthalten müssen, damit sowohl die Identität des Ausstellenden als auch nachträgliche Änderungen festgestellt werden können (vgl. auch bdp aktuell 31, Juni 2007). Diese Vorschrift hat zur Folge, dass Sie solche Rechnungen samt Signatur im Original unverändert und dauerhaft speichern, müssen. Der Ausdruck auf Papier reicht nicht aus, um den Betriebsprüfer zufriedenzustellen. Der will von Ihnen die Datei samt Signatur!

Wenn Sie elektronische Rechnungen erhalten, die keine Signatur enthalten, zahlen Sie nicht! Fordern Sie stattdessen einen Papierausdruck oder eine signierte Datei an.

Kopieren Sie Rechnungen, von denen Sie den Eindruck haben, ihre Lesbarkeit sei nicht für die nächsten zehn Jahre gewährleistet, also bspw. solche, die Sie auf Thermopapier erhalten.

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren und über den gesamten Zeitraum lesbar zu halten (vgl. § 14b Abs. 1 UStG). Allerdings werden immer wieder Kleinbetragsrechnungen und Quittungen auf Thermo- oder Durchschlagspapier ausgefertigt, das schnell ausbleichen kann. Sie sollten solche Belege grundsätzlich kopieren, wollen Sie Ihren Vorsteuerabzug nicht riskieren. Die Finanzverwaltung fordert sogar ausdrücklich, dass Rechnungen auf Thermopapier durch einen „nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren“ sind (Abschn. 190b Abs. 6 UStR).

Bestehen Sie darauf, dass Sie in allen Rechnungen, insbesondere in so genanten c/o-Rechnungen, durch Angabe des korrekten Namens und der Anschrift eindeutig als Leistungsempfänger identifizierbar sind.

Das BMF vertritt eine restriktive Auffassung zum Vorsteuerabzugsrecht bei c/o-Rechnungen (BMF, Schreiben v. 28.3.2006, BStBl 2006 I S. 345). Danach ist grundsätzlich zu beachten, dass § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG die vollständige Angabe des Namens und der Anschrift des Leistungsempfängers zwingend vorsieht.

Die Anschrift eines empfangsbevollmächtigten Dritten, z. B. bei Auslagerung des Rechnungswesens, kann dabei nicht als betriebliche Anschrift des Leistungsempfängers gewertet werden, solange Letzterer unter dieser Anschrift nicht zugleich eine eigene Zweigniederlassung oder Betriebsstätte unterhält.

Zuletzt hat sich die Finanzverwaltung etwas korrigiert (BMF-Schreiben v. 11.10.2006, DStR 2006 S. 2129; vgl. auch Abschn. 185 Abs. 3 UStR). Jetzt gilt: Name und Anschrift des Leistungsempfängers müssen sich leicht und eindeutig feststellen lassen, ohne umfangreiche Ermittlungstätigkeiten der Finanzbehörden zu erfordern. Abkürzungen, Symbole, Buchstaben oder Zahlen sind prinzipiell möglich, müssen aber eindeutig sein.

Bestehen Sie auf eine exakte Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen!

Ungenaue Leistungsbezeichnungen kommen in der Praxis häufiger vor als vermutet und sind ein Thema, bei dem der Fiskus sehr pingelig ist. Fehlen etwa die Gerätenummern gelieferter Waren auf den Rechnungen, ist dies oft sehr problematisch (BFH, Urteil v. 19.4.2007, V R 48/04, BFH/NV 2007 S. 2035). Das FG Nürnberg (Urteil v. 18.10.2005, II 364/2004, DStRE 2006 S. 682) hat den Vorsteuerabzug aus der Rechnung eines Subunternehmers versagt, weil dieser seine Leistungen z. B. wie folgt bezeichnet: „Arbeitstage“ oder „Tage“ × … Euro oder „Sonderfahrten“ zu je … Euro. Hierbei sei nicht einmal ansatzweise erkennbar, wann welche Leistungen erbracht wurden. Insbesondere in Rechnungen über freie Mitarbeit wird oft nur ein Stunden- bzw. Tagessatz abgerechnet, ohne die Leistung als solche näher auszuführen. Zumindest sollte in der Rechnung ein Hinweis auf die zugrunde liegende Vertragsgestaltung erfolgen.