Digitale Buchhaltung: | bdp aktuell 46 | November 2008
Unternehmen online
Nicht mehr nur Vergangenheitsbewältigung: Beim digitalen Belegbuchen wird die Buchhaltung tagaktuelle Gegenwart
Wer macht seine Buchführung schon gerne oder gerne selbst? Schon die Vorbereitung ist für viele eine lästige Pflicht. Viele Mandanten sammeln die Belege und geben sie nach langer Zeit zu uns in die Kanzlei. Oft erst nach einem Monat oder noch länger. Dass wir die Belege in Papierform nicht sofort bekommen ist auch völlig klar, denn unsere Mandanten müssen in der Zwischenzeit mit den Belegen arbeiten. Die eingehenden Belege müssen geprüft und bezahlt werden. Bei den ausgehenden Rechnungen muss der Zahlungseingang überwacht werden. Damit ist die Erstellung der Buchführung eine Vergangenheitsbewältigung.
Mit dem digitalen Belegbuchen jedoch wird die Buchführung tagaktuelle Gegenwart. Hiermit können wir für Sie in Zukunft nicht mehr nur die Buchführung erstellen. Wenn die Belege tagaktuell bei uns sind, dann können wir unseren Mandanten auch von anderen lästigen Aufgaben entlasten. Wir können die Prüfung der Eingangsrechnungen auf umsatzsteuerliche Relevanz übernehmen, das Mahnwesen erledigen und uns, wenn unser Mandant es wünscht, auch um die Zahlungen an die Lieferanten kümmern. Und damit der Mandant nicht im Papier erstickt, kann er, wann immer er möchte, über das Internet die Zahlen ansehen, die wir dort bereitstellen.
Doreen Schmidt
ist Bilanzbuchhalterin und leitet die Abteilung Client's Services bei
bdp Berlin.
Hier bietet uns Datev das „Unternehmen online“. Wie funktioniert das? Der Mandant erhält von uns eine Faxnummer. Hinter dieser Faxnummer verbirgt sich ein Speicher im Datev-Rechenzentrum. Wenn dort etwas eingeht, wird automatisch eine E-Mail erstellt, sodass wir wissen, dass unser Mandant Belege gefaxt hat. Durch den Aufruf des entsprechenden Programms in der Kanzlei werden die Belege auf dem Bildschirm sichtbar, geprüft und von uns gebucht. Bei dieser Gelegenheit können die Konten geprüft werden, Zahlungsvorschläge für den Mandanten erstellt und Mahnungen vorgeschlagen werden. Sobald etwas auffällig ist, werden Sie umgehend per E-Mail oder telefonisch von uns benachrichtigt. Der Originalbeleg ist bei dieser Methode immer bei unserem Mandanten. Die Steuerkanzlei hat immer nur eine digitalisierte Kopie, also den Beleg im Computer. Unterlagen mit der Post hin und her zu senden, gehört somit der Vergangenheit an.
Die Erstellung der Buchführung könnte mit „Unternehmen online“ wie folgt ablaufen: Sie erhalten von uns einen Zugang zum „Unternehmen online“. Dieser Zugang ist verschlüsselt und sicher. Die notwendige Hardware stellen wir Ihnen hierzu bereit. Nur Sie und bdp haben dann Zugriff auf Ihre Daten. Mit der Ihnen zur Verfügung gestellten Faxnummer schicken Sie alle Ihre Belege per Fax oder faxfähigen Scanner an das Datev-Rechenzentrum. Die Kontoauszugsdaten können uns ebenfalls digital von der jeweiligen Bank übermittelt werden. In vereinbarten Intervallen (z. B. wöchentlich, 10-tägig, 14-tägig) können wir die Buchführung erstellen und z. B. eine aktuelle Offene-Posten-Liste, eine Zahlungsvorschlagsliste und eine Mahnvorschlagsliste zusenden. Auf diesen Listen, die Sie von uns selbstverständlich papierlos per E-Mail erhalten, sind alle zu zahlenden Rechnungen und alle säumigen Kunden aufgelistet. Sie können uns die zu zahlenden Rechnungen anhand der Zahlungsvorschlagsliste freigeben und wir führen die Zahlungen für Sie digital aus. Auch für das Mahnwesen können Sie uns die säumigen Kunden mitteilen, die eine Mahnung erhalten sollen und wir versenden für Sie die Mahnungen, die wir ebenfalls digital erstellt haben. Eine Kopie bleibt immer im System gespeichert.
Der Vorteil ist dabei, dass der Buchungssatz immer mit einem Belegbild verknüpft ist. Kommt zu einer bestimmten Position doch noch einmal eine Frage auf, so kann beispielsweise bei einer Besprechung der Beleg problemlos aufgerufen und die Frage geklärt werden. Zur Buchführung bleiben so niemals mehr Fragen offen.
Diese Methode, die Belege zu erfassen führt auch dazu, dass die Belege weder für den Berater noch für Sie als unseren Mandanten in Papierform zur Hand sein müssen. Auch im Unternehmen müssen Sie nicht mehr unzählige Ordner griffbereit haben, wenn Sie einmal einen Beleg einsehen möchten. Jederzeit kann jeder Beleg digital aufgerufen und gesichtet oder auch noch einmal ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden.
Ein ganz besonders wichtiger Aspekt bei dieser innovativen Buchführung ist, dass alle Daten und auch die digitalen Belege im Datev-Rechenzentrum gespeichert und archiviert sind. Es ist also nicht mehr notwendig, dass Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbücher bzw. Kassenbücher oder auch Kopien der versendeten Mahnungen oder Zahlungsanweisungen lokal gespeichert werden. Das Speichern der Buchführung im Rechenzentrum bietet Datensicherheit und Datenschutz.
Ist ein Datenbestand lokal unwiederbringlich verloren oder defekt, ist das kein Grund zur Panik. Die Daten können auch jederzeit aus dem Rechenzentrum lokal wieder eingespielt werden.
Ein kleiner Wermutstropfen bleibt: Unseren Mandanten bleibt trotzdem die Archivierung der Originalbelege in Papierform nicht erspart.
Selbstverständlich erhalten Sie wie gewohnt einmal im Monat einen Monatsabschluss, bestehend aus der Zwischenbilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Je nachdem, wie Sie es wünschen, können auch die Auswertungen digital über das „Unternehmen online“ bereitgestellt werden. Sie können dann selbst die Auswertungen digital abrufen. Auch das Rechnungseingangsbuch, das Rechnungsausgangsbuch und das Kassenbuch können anstelle über Excel nun digital über „Unternehmen online“ erstellt werden. Diese Daten stehen uns dann auch tagaktuell zur Verfügung.
Nutzen Sie die Möglichkeiten. Alle Daten, z. B. auch die Stammdaten der Kunden, die Stammdaten der Lieferanten (Bankverbindungen), die Sie benötigen, sind in der Buchführung längst vorhanden. Jegliche Erfassung in Excel-Tabellen oder sonstigen Hilfsmitteln wäre doppelte Arbeit. Sie sparen so viel Zeit.
