Fahrtenbuch | bdp aktuell 39 | März 2008

Sorgfalt rechnet sich

Wer bestimmte Regeln befolgt, kann mit einem Fahrtenbuch viel Geld sparen

Dienstwagen sind ein beliebter Bestandteil des Gehalts. Allerdings müssen Privatfahrten von Arbeitnehmern mit einem von der Firma überlassenen Dienstwagen als geldwerter Vorteil versteuert werden. Ähnlich müssen Unternehmer oder Freiberufler für privat veranlasste Fahrten einen Gewinnaufschlag versteuern. Um den privaten Anteil zu bestimmen, bietet sich eine einfache Lösung an: Bei der sogenannten Ein-Prozent-Regel werden jährlich ein Prozent des Bruttolistenpreises bei der Neuanschaffung als privater Nutzungsanteil zugrunde gelegt.

Doreen Schmidt

Doreen Schmidt
ist Bilanzbuchhalterin und leitet die Abteilung Client's Services bei bdp Berlin.

Das macht wenig buchhalterischen Aufwand. Aber rechnet sich das auch? In vielen Fällen lautet die Antwort: nein! Als Faustregel kann gelten, dass bei teuren oder alten Dienstwagen diese Regel eher ungünstig ist. Vor allem aber ist sie stets von Nachteil, wenn der private Nutzungsanteil eher gering ist.

Als Alternative bietet sich die Führung eines Fahrtenbuches an. Ja, das ist aufwendig, vor allem weil die formalen Anforderungen an ein Fahrtenbuch sehr streng sind. Die hat der BGH in zahlreichen Urteilen bestätigt und konkretisiert. Die formale Strenge wird dabei unter anderem damit begründet, dass ja die einfache Ein-Prozent-Regel als Alternative bestehe.

bdp rät dringend zur Führung eines Fahrtenbuches, weil nur so die steuerlichen Vorteile eines Dienstwagens optimal ausgeschöpft werden. Aber wir weisen auch mit allem Nachdruck darauf hin, die Regularien strengstens einzuhalten, denn bei der Entdeckung von Formfehlern war die ganze Mühe umsonst. Decken sich Kilometerstände auf Reparaturrechnungen oder genutzte Tankstellen nicht mit den Angaben im Fahrtenbuch, wird dies gnadenlos moniert und es greift wieder die in der Regel sehr viel ungünstigere Pauschalversteuerung.

Grundsätzlich gilt: Ein Fahrtenbuch muss vollständig, fortlaufend und zeitnah geführt werden. Es muss laut BGH mindestens enthalten (AZ IV A 6 – S 2177 – 1/02):

  • Datum und Kilometerstand für Anfang und Ende jeder Fahrt
  • Ziel und Motiv mit präziser Adresse jeder beruflichen Fahrt
  • besuchte Geschäftspartner

Private Fahrten müssen als „privat“ gekennzeichnet sein. Hier reicht die Angabe der insgesamt gefahrenen Kilometer und des Datums.

Ein Fahrtenbuch darf nicht aus einer Loseblattsammlung bestehen. Der BGH führte dazu aus: „Lose Notizzettel können schon in begrifflicher Hinsicht kein Fahrtenbuch sein“ und es muss ausgeschlossen sein, dass die private Nutzung in eine berufliche umgedeutet werden kann: „Dieser Anforderung wird nur die fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis gerecht, das auf Grund seiner äußeren Gestaltung geeignet ist, jedenfalls im Regelfall, nachträgliche Abänderungen, Streichungen oder Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen.“ (AZ VI R 27/05)

Deshalb scheiden auch mit Excel geführte Nachweise aus. Damit könne weder der zeitnahe noch lückenlose Charakter der Angaben mit hinreichender Zuverlässigkeit erbracht werden. Denn Eintragungen könnten jederzeit ohne größeren Aufwand ergänzt, gestrichen und umformuliert werden (BFH VI R 64/04). Elektronische Fahrtenbücher, die automatisch über das Navigationssystem geführt werden, werden auch nur anerkannt, wenn sie sich nicht abändern lassen. Tabu sind ferner Kopien (AZ IV R 62/04) oder gerundete Kilometer-Angaben (AZ VI B 65/04).

Was bleibt also zu tun? Legen Sie sich ein handelsübliches Fahrtenbuch aus dem Papierwarengeschäft in das Handschuhfach und zwingen Sie sich zum routinemäßigen Ausfüllen direkt im Anschluss an jede einzelne Fahrt. Der Lohn ist bares Geld.