Korrekte Geschäfts-E-Mails | bdp aktuell 31 | Juni 2007
Gefährdeter Vorsteuerabzug
Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug werden bei E-Mail-Rechnungen oft nicht eingehalten. Das rächt sich bei Prüfungen
Mit unserem Titelthema befassen wir uns in dieser Ausgabe mit der korrekten Handhabung von E-Mails im Geschäftsverkehr. Wir informieren über die notwendigen Pflichtangaben, über die Archivierungspflichten und über die Stolperfallen beim Erhalt und Versand von elektronischen Rechnungen. Beachten Sie auch den Beitrag zur Gebührenpflicht von Meldungen an den elektronischen Bundesanzeiger.
Der elektronische Rechnungsverkehr (sog. E-Invoicing) ist für Versender wie Empfänger sinnvoll, weil rationeller und kostengünstiger als die Abwicklung per Post. Mit einfachen Instrumenten können Prozesse optimiert werden. Rechungsdaten können ohne Medienumbruch direkt von dem Datensystem des Versenders in das Datensystem des Empfängers eingespeist und weiterverarbeitet werden. Es gibt am Markt professionelle Anbieter, bspw. die actina-interchange AG, die mit einem sehr übersichtlichen Aufwand für den mittelständischen Anwender optimale Lösungen anbieten.
Aicke Hasenheit, LL.M.
ist Rechtsanwalt bei bdp Berlin.
Aber selbst für diejenigen, die nicht eine elektronische Kommunikationslösung umsetzen wollen, kann die Versendung von Rechnungen per E-Mail Sinn machen. Allerdings lauern – soweit nicht eine professionell abgesicherte Lösung eines Anbieters gewählt wird – erhebliche Gefahren.
Rechnungen, die auf elektronischem Wege versandt werden, können zu Problemen für den Rechnungsempfänger führen, wenn dieser vorsteuerabzugsberechtigt ist. Der Rechnungssteller ist verpflichtet, Rechnungen auszustellen, in denen die Steuer gesondert ausgewiesen wird. Ferner müssen nach § 14 Abs. 4 UstG weitere Angaben in der Rechnung enthalten sein. Die Rechnung selbst muss grundsätzlich in Schriftform vorliegen, d. h. als Urkunde im üblichen Sinne. Per E-Mail übersandte Rechnungen gelten aber grundsätzlich nicht als Urkunde, selbst für den Fall, dass sie vom Empfänger ausgedruckt werden. Die Anerkennung der Abzugsfähigkeit beim Rechnungsempfänger ist in Gefahr, auch dann, wenn Rechnungen als PDF-Datei im Mailanhang versandt werden.
Eine per E-Mail bzw. elektronisch übermittelte Rechnung wird vom Finanzamt nur dann anerkannt, wenn qualifizierte Voraussetzungen erfüllt werden. Nach § 14 Abs. 3 UstG (siehe auch BMF-Schreiben vom 29. Januar 2004) müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts des Rechnung gewährleistet sein. Dies kann durch eine qualifiziert elektronische Signatur oder eine qualifiziert elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder dadurch geschehen, dass die Rechnungen im EDI-Verfahren versandt werden. Dann muss jedoch eine Sammelrechnung in Papierform bzw. eine elektronisch erzeugte und mit elektronischer Signatur versehene Sammelrechnung erstellt werden. Bei den heutzutage verschickten E-Mail-Rechnungen werden die genannten Voraussetzungen meist nicht eingehalten.
Die Oberfinanzdirektionen schaffen derzeit die Grundlage für eine Überprüfung des digitalen Rechnungswesens. In diesem Zusammenhang werden auch Daten gesammelt, welche Firmen ihre Rechnungen als Mail versenden.
Kommt bei einer Umsatzsteuerprüfung heraus, dass ein Rechnungsempfänger keine qualifizierte elektronische Signatur einer per E-Mail übersandten Rechnung nachweisen kann, so kann das Finanzamt den Vorsteuerbetrag umgehend zurückfordern. Hier können schnell beachtliche Summen zusammenkommen. Der Rechnungsempfänger, d. h. der Vorsteuerabzugsberechtigte, muss daher sowohl auf den Inhalt als auch auf die Art und Weise der Übersendung der Eingangsrechnungen genau achten. Hat der Fiskus den Vorsteuerabzug einmal aberkannt, bleibt nur noch eine langwierige Schadensersatzklage gegen den Rechnungsaussteller, der oft ein langjähriger Geschäftspartner ist -– oder dann eben war.
Da per E-Mail übersandte Rechnungen ohne digitale Signatur nicht den gesetzlichen Regeln entsprechen, der Rechnungsaussteller aber zur Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung verpflichtet ist, sollten Sie nicht auf Rechnungen zahlen, die die genannten Voraussetzungen nicht erfüllen. Bitten Sie das Unternehmen, eine schriftliche Rechnung oder eine Rechnung mit ordnungsgemäßer digitaler Signatur zu übersenden oder eine professionelle Lösung des E-Invoicings anzuwenden.
