Korrekte Geschäfts-E-Mails | bdp aktuell 31 | Juni 2007
Konservierungspflicht für E-Mails?
Steuerlich relevante E-Mails müssen nachweislich unverändert gespeichert und unproblematisch wiedergegeben werden können
Mit unserem Titelthema befassen wir uns in dieser Ausgabe mit der korrekten Handhabung von E-Mails im Geschäftsverkehr. Wir informieren über die notwendigen Pflichtangaben, über die Archivierungspflichten und über die Stolperfallen beim Erhalt und Versand von elektronischen Rechnungen. Beachten Sie auch den Beitrag zur Gebührenpflicht von Meldungen an den elektronischen Bundesanzeiger.
Müssen E-Mails archiviert werden? Wenn ja: Wie? Und vor allem: Welche? Die „Grundsätze für die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) im Rahmen der elektronischen Steuerprüfungen sind im BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 geregelt. Ergänzend zu den GDPdU hat das Bundesfinanzministerium in den „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ zu einer Vielzahl von Fragen Stellung genommen, leider nicht immer sehr erhellend und natürlich mit sehr weitgehenden Interpretationen.
Rüdiger Kloth
ist Steuerberater und seit 1997 Partner bei bdp Hamburg.
Auch wenn der Eindruck täuscht: Mit den GDPdU ist der Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nicht erweitert worden. Nach wie vor gelten die einschlägigen Regeln nach HGB und Abgabenordnung (AO). Danach sind rechtsrelevante Erklärungen, Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchhaltungs-Belege, Dokumentationen betriebswichtiger Vorgänge oder „sonstige Unterlagen, welche für die Besteuerung von Bedeutung sind“ aufzubewahren. Auf viele E-Mails trifft dies zweifellos zu, so dass sie der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Während es aber für die Beurteilung der steuerlichen Relevanz und der Aufbewahrung schriftlicher Dokumente eingeübte Routinen gibt, ist die Unsicherheit oder gar Unwissenheit über die Notwendigkeiten bei E-Mails groß. Als Faustregel gilt deshalb: Das elektronische Dokument muss dann aufbewahrt und der Betriebsprüfung zugänglich gemacht werden, wenn es auch als Papierdokument so behandelt werden müsste. Hierzu besteht sicherlich individueller Beratungsbedarf.
Sind die steuerlich relevanten E-Mails identifiziert, müssen Verfahren installiert werden, damit diese samt ihrer Anhänge gesondert behandelt werden können. Es gilt ja, dem Fiskus nur das Notwendigste zugänglich zu machen. Gleichzeitig müssen datenschutzrechtliche Bestimmungen beachtet werden, die eine wahllose Speicherung von Mitarbeiter-E-Mails verbieten. Die steuerlich relevanten E-Mails müssen revisionssicher archiviert werden, was im Kern bedeutet, dass auch für digitale Dokumente das Radierverbot gilt und die Dokumente nachweislich unverändert gespeichert werden. Sie müssen außerdem zeitnah wiedergefunden und unproblematisch wiedergegeben werden können. Dafür gibt es professionelle Lösungen. „Datei – Speichern unter“ reicht nicht!
