Korrekte Geschäfts-E-Mails | bdp aktuell 31 | Juni 2007
Pflichtangaben in E-Mails
Wer seine Geschäfts-E-Mails nicht als Geschäftsbriefe behandelt, riskiert Abmahnungen. Wie lassen sich diese vermeiden?
Mit unserem Titelthema befassen wir uns in dieser Ausgabe mit der korrekten Handhabung von E-Mails im Geschäftsverkehr. Wir informieren über die notwendigen Pflichtangaben, über die Archivierungspflichten und über die Stolperfallen beim Erhalt und Versand von elektronischen Rechnungen. Beachten Sie auch den Beitrag zur Gebührenpflicht von Meldungen an den elektronischen Bundesanzeiger.
Bereits in der Februarausgabe von bdp aktuell (Ausgabe 27, S. 3) hatten wir darauf hingewiesen, dass im geschäftlichen Verkehr auch bei E-Mails grundsätzlich nunmehr Pflichtangaben wie Firma oder Handelsregisternummer gemacht werden müssen. Leider bestehen hinsichtlich der Einzelheiten immer noch viele Unklarheiten, was nicht zuletzt auch an dem nicht immer eindeutigen Gesetzestext liegt. Nachfolgender Beitrag soll ein wenig Licht ins Dunkel bringen.
Dr. Matthias Hoes
ist Rechtsanwalt bei bdp Hamburg.
Was in der Rechtswissenschaft ohnehin schon fast alle wussten, hat nun auch der Gesetzgeber klargestellt: Geschäftliche E-Mails sind wie Geschäftsbriefe anzusehen und mit den entsprechenden Pflichtangaben zu versehen. Im Rahmen des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) hat der Gesetzgeber den Wortlaut der §§ 37a, 125a HGB, § 80 AktG und § 35a GmbHG erweitert. Für im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende gilt nunmehr: Die Pflichtangaben müssen auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form (also auch in elektronischer Form) gemacht werden.
Wann aber ist eine E-Mail als Geschäftsbrief anzusehen? Das Gesetz sagt hierzu nichts. Es besagt lediglich, wann keine Pflichtangaben gemacht werden müssen: nämlich „bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen“. Klarheit verschafft das nicht. Der Gewerbetreibende sollte es sich daher zur Grundregel machen, die geforderten Angaben in jeder E-Mail zu verwenden, zumal dies mittels einmal eingerichteter Signatur mit keinem Mehraufwand verbunden ist.
Für Umfang und Inhalt der Pflichtangaben gilt als grobe Faustregel: Immer ist die eingetragene Firmierung (also Name des Gewerbebetriebes) mit der eingetragenen Rechtsform (in ausgeschriebener Form oder in einer allgemein verständlichen Abkürzung), Sitz der Gesellschaft mit vollständiger Adresse sowie Registergericht und Handelsregisternummer zu benennen. Gegebenenfalls ist auch die Zweigstelle zu benennen, von welcher die E-Mail versandt wurde. Beim eingetragenen Kaufmann (e.K.) beschränken sich die Pflichtangaben auf vorstehende Informationen. Inwiefern weitere Angaben gemacht werden müssen, hängt maßgeblich von der jeweils im Handelsregister eingetragenen Rechtsform ab:
Bei offenen Handelsgesellschaften (OHG) oder Kommanditgesellschaften (KG), bei denen kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind des Weiteren grundsätzlich die Firmen der Gesellschafter und – soweit es sich hierbei um eine Gesellschaft mit begrenzter Haftung (GmbH) oder Aktiengesellschaft (AG) handelt – mit deren Pflichtangaben anzugeben. Im Fall der Kommanditgesellschaft gilt dies aber nur in Bezug auf den persönlich haftenden Gesellschafter.
GmbH
Die GmbH muss auf ihren Geschäftsbriefen zusätzlich den Namen des Geschäftsführers mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen benennen. Besitzt die GmbH einen Aufsichtsrat und hat dieser einen Vorsitzenden, so ist der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufzuführen.
Aktiengesellschaft
Bei einer AG sind zusätzlich alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrates jeweils mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzuführen. Der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu benennen.
Für GmbH und AG gilt zudem: Macht die Gesellschaft auf ihren Geschäftsbriefen Angaben über das Kapital der Gesellschaft, so müssen in jedem Fall das Stammkapital bzw. Grundkapital sowie, wenn die in Geld zu leistenden Einlagen, bzw. die Aktien des Ausgabebetrages, nicht vollständig eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Kleingewerbetreibende
Und wie verhält es sich mit den Pflichtangaben bei E-Mails von Kleingewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind? Bei ihnen richten sich die Pflichtangaben nach § 15b GewO, der keine entsprechende Erweiterung des Wortlauts erfuhr und insoweit unverändert blieb. Weil oben genannte Gesetzesänderung aber ohnehin nur zur Klarstellung erfolgte, sollten auch Kleingewerbetreibende die Pflichtangaben bei E-Mails tätigen, also Name des Unternehmers mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (bei Einzelunternehmen) bzw. Name der Gesellschaft sowie Namen der Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts) angeben. Seit dem 22.05.2007 ist zudem auf Geschäftsbriefen von Kleingewerbetreibenden eine ladungsfähige Anschrift aufzuführen.
Wer die Pflichtangaben auf seinen Geschäftsbriefen missachtet, kann mit einem Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro bzw. mit einer Geldbuße von bis zu 1.000 Euro belangt werden. Außerdem setzt man sich der Gefahr wettbewerbsrechtlicher Abmahnungen aus – negative Folgen, die leicht zu vermeiden sind.
