Recht, in: bdp aktuell 120 | Juli + August 2015

Die Tücken der Schriftform

Reicht eine eingescannte Unterschrift bei der Kündigungserklärung eines Arbeitsvertrages aus?

Unterschrift

Heutzutage werden Unterschriften auf Dokumenten wie Verträgen oder Kündigungen häufig eingescannt und als digitale Grafik in das Dokument eingebunden. Wenn dann aber die Frage gestellt wird, ob der entsprechende Vertrag oder die Kündigung mit der eingescannten Unterschrift tatsächlich wirksam ist, kommt es entscheidend darauf an, ob solch eine eingescannte Unterschrift rechtsverbindlich ist. Diese Frage wird insbesondere dann virulent, wenn innerhalb bestimmter Fristen rechtsverbindliche Gestaltungserklärungen wie beispielsweise Kündigungen von Arbeitsverträgen erklärt werden müssen.

Solange der Gesetzgeber den Beteiligten keine besonderen Formvorschriften auferlegt, können vertragliche Erklärungen ohne Weiteres auch durch eingescannte Unterschriften dokumentiert werden. Das bedeutet, dass der Vertrag bzw. die Gestaltungserklärung (wie eine Kündigung) dann als mündliche Willenserklärung mit Zugang bei dem Empfänger vollwirksam wird. Die eingescannte Unterschrift dokumentiert dann lediglich zu Beweiszwecken, dass die Erklärung abgegeben worden ist.

Aicke Hasenheit

Dr. Aicke Hasenheit, LL.M.
ist Rechtsanwalt und seit 2010 Partner bei bdp Berlin.

Anders verhält es sich indes dann, wenn der Gesetzgeber eine bestimmte Form der Erklärung vorgeschrieben hat. So ist dies geschehen in § 623 BGB, der die Schriftform der Kündigung vorschreibt. § 623 BGB legt fest, dass die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform bedarf.

Mit Schriftform meint § 623 BGB die Norm der sogenannten gesetzlichen Schriftform des § 126 BGB, der regelt:

„Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.“

Damit ist gemeint, dass die Unterschrift auf dem Dokument eigenhändig vom Urheber geleistet worden sein muss. Ist dies nicht der Fall, ist die Erklärung nicht wirksam. Eine eingescannte Unterschrift ist nicht eigenhändig gezeichnet worden und damit unwirksam.

Kündigung in der Probezeit

Wenn nun eine schriftliche Kündigungserklärung eines Arbeitsvertrages innerhalb der Probezeit mit einer Originalunterschrift und mit einer eingescannten Unterschrift der als Gesamtvertreter im Handelsregister eingetragenen Geschäftsführer versehen worden ist, stellt sich die Frage, ob dieser Erklärungen der gesetzlichen Schriftform nach §§ 623, 126 BGB genügen.

Zunächst: Soweit eine Probezeit vereinbart wurde, genügt (in der Regel), dass die Kündigungserklärung innerhalb der Probezeit erklärt und zugegangen ist. Der eigentliche Ablauf der Kündigungsfrist kann dann auch außerhalb der Probezeit liegen. Maßgebend ist nur, dass die Kündigungserklärung innerhalb der Probezeit zugegangen ist. Bei einer Gesamtvertretung müssen beide Geschäftsführer eine Kündigung eigenhändig unterzeichnen. Eine eingescannte Unterschrift eines Geschäftsführers genügt dann nicht.

Allerdings könnte einer der Geschäftsführer den anderen Geschäftsführer bei der Abgabe der Kündigungserklärung vertreten. Nach der Rechtsprechung richtet sich dann die Formschrift für die Einräumung dieser Vollmacht nicht nach der Formschrift der eigentlichen Erklärung, d. h. hier nach der Kündigung und (nicht nach) der beschriebenen Schriftform. Die Einräumung der Vollmacht kann dann formfrei erfolgen.

Mitvertretung muss klar sein

Wenn nun der Geschäftsführer die Kündigungserklärung im Namen der gesamten Geschäftsführung (d. h. auch für den anderen als Gesamtvertreter im Handelsregister eingetragenen Geschäftsführer) abgibt, muss nach der Rechtsprechung nach außen hin erkennbar sein, dass er diesen anderen Geschäftsführer ebenfalls vertritt.

Beurteilungsmaßstab ist hier der objektive Empfängerhorizont, auf den es hier gemäß §§ 133, 157 BGB ankommen soll. Zur Ermittlung, wie der Kündigungserklärungsempfänger die Kündigungserklärung verstehen durfte, sind neben dem Wortlaut der Erklärung alle Umstände zu berücksichtigen, die unter Beachtung der Verkehrssitte einen Schluss auf den Sinn der Erklärung zulassen (BAG NZA 2008, 348). Dies sind insbesondere die dem Rechtsverhältnis zugrunde liegenden Lebensumstände, die Interessenlage, der Geschäftsbereich, dem der Erklärungsgegenstand angehört, sowie verkehrstypische Verhaltensweisen (BAG NZA 2008, 348). Im Fall der schriftlichen Erklärung durch einen Vertreter sind nach dem Bundesarbeitsgericht aber auch keine zu hohen Anforderungen daran zu stellen, in welcher Weise der Vertretungswille des Vertreters aus der Urkunde hervorgehen muss. Es genügt insoweit nach dem BAG, dass der Vertretungswille in der schriftlichen Erklärung „‚unvollkommen‘ andeutungsweise zum Ausdruck kommt“ (BAG NZA 2008, 348).

Eine eingescannte Unterschrift soll hierfür nach der instanzlichen arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung (LAG) in Berlin und Brandenburg nicht ausreichen. Vielmehr muss der Geschäftsführer nach Ansicht der Gerichte mit dem Zusatz „in Vertretung“ oder in ähnlicher Weise deutlich machen, dass er den anderen Geschäftsführer auch vertritt.

Fazit

Diese damit zum Ausdruck kommende Abkehr von modernen Abläufen in Unternehmen erachten wir als sehr bedenklich. Diese Rechtsprechung sollte aber unbedingt berücksichtigt werden, solange die Gerichte die beschriebene und geübte Praxis der Unternehmen nicht akzeptieren. Die Unwirksamkeit einer Kündigung innerhalb der Probezeit hat meist ganz erhebliche Konsequenzen für alle Beteiligte, und kann bei Beachtung der beschriebenen Knackpunkte aber leicht vermieden werden.

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